Usted debe mantener registros fieles y completos del dinero y la propiedad de Martín.
Cada año tendrá que demostrar al tribunal todo lo que ha hecho con el dinero y la propiedad de Martín, o quizás una demanda podría obligarlo a hacerlo. Siempre esté listo para compartir sus registros con la familia, a menos que piense que van a hacer mal uso de la información para hacerle daño a Martín.
Mantenga buenos hábitos de registros:
- Mantenga una lista detallada de todo el dinero que recibe o gasta en nombre de Martín. Sus registros deben incluir la cantidad de cheques emitidos o depositados, fechas, razones, nombres de personas o empresas involucradas, y otra información importante.
- Guarde los recibos y notas, incluso para gastos pequeños. Por ejemplo, escriba “$50, alimentos, Supermercados ABC, 2 de mayo”, en el recibo poco después de gastar el dinero.
- Evite el pago en efectivo. Trate de no pagar los gastos de Martín con dinero en efectivo. Además, trate de no usar una tarjeta de cajero automático para retirar dinero en efectivo o escribir cheques en efectivo. Si tiene que utilizar dinero en efectivo, asegúrese de guardar los recibos o notas.
- ¿A punto de recibir un pago? Si el tribunal le permite cobrar un cargo por servir como tutor de los bienes, asegúrese de que la tarifa que cobra es razonable. Mantenga un registro detallado a medida que avanza de lo que lo que hizo en el trabajo, la cantidad de tiempo que tomó, cuándo lo hizo, y por qué lo hizo.
- Presente sus cuentas anuales al tribunal. Cada año, con la ayuda de su abogado, usted debe informar al tribunal dentro de los 60 días del aniversario de su fecha oficial de calificación, dando cuenta de todo el dinero que ha recibido y gastado.
- La corte le puede dar un formulario específico o lista de verificación para la cuenta anual o le dirá lo que se requiere. Utilice los registros que ha mantenido durante el año para llenar el formulario. Si tiene alguna pregunta, consulte con el personal del tribunal o con un abogado.
- Asegúrese de completarlo a tiempo. Si usted no presenta una cuenta anual, el tribunal puede llamarlo para que explique por qué, puede aplicar cargos contra usted en forma individual y en contra de su bono, y puede removerlo como tutor.
- Su cuenta anual debe de ser clara y estar “balanceada”. La cuenta anual debe mostrar un saldo inicial, los ingresos durante el año, los gastos durante el año, y el saldo final. El saldo final de un año debe ser el mismo que el saldo inicial para el próximo año.
- Los requisitos de las cuentas anuales pueden diferir según la corte y pueden cambiar con el tiempo. Trate de entender de antemano lo que se necesita, para que su cuenta anual no sea rechazada por un problema menor. Pida un ejemplo de una cuenta anual correcta. Es posible que necesite la ayuda de un contador.
- Presente una contabilidad final después de que Martín muera. Notifique al tribunal después del fallecimiento de Martín. Tembién pudiera tener que notificar a ciertos miembros de la familia y avisarles sobre los arreglos fúnebres. De acuerdo con los procedimientos del tribunal, usted debe de hacer una contabilidad final de dinero y de la propiedad de Martín y presentarlo ante el tribunal. Una vez que el tribunal apruebe el acuerdo final y una vez que haya entregado cualquier propiedad restante a la persona con derecho a ella, el tribunal lo descargará de su función y cerrará el patrimonio.
- A veces, puede que tenga que pagar las facturas finales o hacer los arreglos finales, especialmente si nadie más puede hacerlo. Por ejemplo, es posible que tenga que pagar los gastos del funeral y los gastos médicos finales.
- Si Martín no ha hecho arreglos funeral o entierro, busque cualquier tipo de instrucciones que pueda haber dejado, tal vez en las directivas anticipadas o comentarios a la familia o amigos.
- Un ejecutor nombrado en un testamento, un administrador nombrado por el tribunal, o un administrador nombrado en un fideicomiso administrará el dinero y la propiedad de Martín después de que usted concluya su obligación. Mantenga las cosas personales de Martín seguras hasta que se transfieran a quien haya de recibirlas. Si usted es el llamado a manejar el dinero y la propiedad de Martín después de su muerte, asegúrese de entender cuándo sus deberes como tutor y sus nuevas funciones comienzan.